Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Langkah-Langkah Membuat Laporan Dikte Dan Notulen Rapat Terbaru

 Informasi kali ini tentang tutorial membuat notulen rapat dan laporan dikte yang bersumber dari salah satu program pelatihan di Skill Academy by Ruangguru (Mengoperasikan Microsoft Office dan Korespondensi untuk Sekretaris Umum) yang tentunya informasi kali ini akan sangat dibutuhkan terutama bagi Anda yang saat ini sedang atau hendak berprofesi sebagai sekretaris. Langsung saja simak dibawah ini langkah-langkahnya:


A. Membuat Notulen Rapat

Langkah-Langkah Membuat Laporan Dikte Dan Notulen Rapat Terbaru


Salah satu hal yang perlu atau wajib dikuasai oleh seorang sekretaris adalah tentang membuat notulen rapat. Notulen rapat adalah ringkasan tentang keseluruhan isi rapat atau diskusi yang mencakup semua hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalam rapat tersebut. 

Berikut ini merupakan fungsi dari notulen rapat. Diantaranya:

  • Dokumentasi tertulis rapat 
  • Pengukur kesuksesan rapat 
  • Memberikan poin yang jelas mengenai hasil keputusan rapat

Didalam menulis notulen rapat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dicantumkan. Berikut diantaranya:

  • Mencatat topik masalah 
  • Mencatat waktu rapat 
  • Mendata jumlah peserta 
  • Merangkum kesimpulan 
  • Membuat dokumentasi 
  • Membuat laporan hasil rapat yang bersifat objektif 

Notulen rapat ini biasanya akan terdiri dari beberapa komponen atau format berikut:


1. Kepala notulen

Yang terdiri atas:

  • topik rapat
  • hari dan tanggal rapat
  • waktu pelaksanaan rapat
  • tempat pelaksanaan rapat
  • peserta rapat


2. Isi notulen

Yang terdiri atas: 

  • pembuka
  • pembahasan
  • penutup


3. Bagian akhir notulen

Yang terdiri atas penutup dan disertai tanda tangan.


B. Membuat Laporan Dikte


Laporan dikte merupakan sebuah laporan yang ditulis berasal dari informasi lisan. Seorang sekretaris suatu saat pasti akan mendapati kondisi dimana Ia harus mencatat informasi lisan dengan cepat dan tepat, untuk kemudian dirapihkan menjadi sebuah tulisan yang baik dan mampu dipahami oleh orang lain. Entah itu mencatat informasi ketika rapat, ataupun perintah yang didiktekan orang lain secara langsung kepada sekretaris. Kemampuan mendikte ini pun dapat sangat berguna dalam membuat notulen rapat.


Langkah-Langkah Membuat Laporan Dikte

Adapun langkah-langkah yang bisa anda gunakan saat membuat laporan dikte yang baik diantaranya:


1. Mempelajari agenda kegiatan

Didalam sebuah kegiatan tertentu, misalnya seperti rapat, tentunya akan lebih mudah bagi sekretaris jika Ia sudah mempelajari terlebih dahulu mengenai agenda rapat yang akan dilakukan.

Dalam agenda tersebut, akan ada poin-poin atau gambaran besar terhadap apa yang akan dibicarakan saat rapat. Dengan begini, sekretaris juga harus dapat mengantisipasi informasi apa yang kemungkinan harus dicatat dan membuat catatan tersendiri untuk kemudian diisi ketika rapat berlangsung. Sehingga nantinya, hal ini dapat menghindari tertinggalnya poin-poin penting untuk dicatat.


2. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan

Dalam mencatat suatu dikte, akan sangatlah penting sekali untuk mempersiapkan peralatan sebelum dikte dilakukan. Jangan lupa pastikan agar ketika dikte dimulai, sekretaris tidak lagi sibuk mencari-cari peralatan untuk mencatat, karena ini tentunya akan menyebabkan terlewatkannya informasi di bagian awal, yang bisa saja merupakan kunci penting terhadap keseluruhan poin yang akan disampaikan.

Alat-alat yang bisa dipersiapkan bisa jadi pulpen dan kertas. Namun saat ini, sangat mungkin pula untuk mencatat dikte secara langsung di komputer atau perangkat elektronik lainnya. Siapkan juga alat perekam suara dan rekam informasi yang akan dicatat jika memang diperbolehkan oleh pihak yang terlibat atau tidak bersifat rahasia. Dengan catatan jika ingin merekam, sebaiknya izin terlebih dahulu. 

Perhatikan pula tentang situasi. Beberapa pihak mungkin berpendapat bahwa mencatat secara manual akan terkesan lebih sopan, daripada sibuk mengetik di handphone atau laptop.


3. Mencatat kata kunci dan menggunakan simbol

Dalam proses spencatatan dikte, tidak diharuskan untuk langsung menghasilkan catatan yang rapih dan bisa dibaca dengan baik. Di tahap ini, fokus seorang pencatat informasi adalah mencatat infromasi sebanyakbanyaknya dan tidak melewatkan informasi yang penting. Sehingga, tidak perlu mencatat kalimat lengkap atau terlalu memperhatikan keefektifan kalimat. Catat kata kunci saja, atau gunakan simbol-simbol yang membantu untuk membuat proses mencatat lebih cepat, seperti simbol tanah panah misalnya.


4. Memindahkan dan merapihkan catatan

Setelah kegiatan dan proses pencatatan selesai, langkah selanjutnya adalah memindahkan catatan kasar yang telah dibuat menjadi sebuah laporan yang baik dan dapat dipahami oleh orang lain. Yang tentunya hasil laporan tersebut harus lebih komprehensif daripada catatan kasar yang hanya menjadi panduannya saja. Penggunaan EYD, tanda baca, serta kalimat yang efektif juga perlu diperhatikan dalam tahap pembuatan laporan akhirnya ini.


Sekian informasi kali ini tentang langkah-langkah membuat notulen rapat dan laporan dikte. Semoga bermanfaat...

Posting Komentar untuk "Langkah-Langkah Membuat Laporan Dikte Dan Notulen Rapat Terbaru"